Bab 5
Memahami
dan Mendesain Data Akuntansi
Pada bab ini yang harus kita pahamio
adalah fokus pada perancangan data untuk basis relasional. Basis data relasional adalah teknologi
penting untuk sistem akuntansi. Basis data (database) adalah pengumpulan data
terkait yang komprehensif. Basis data diatur oleh sistem manajemen basis
data(database management system) Data
yang di sajikan berupa tabel dua dimensi yang disebut relasi. Merupakan suatu perangkat program yang
memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi,dann menyaring informasi
dari basis data.
Kejadian
dan Tabel Induk
§ Barang/ jasa. Tabel induk
digunakan untuk mendeskripsikan barang/jasa yang menyatakan “katalog”
barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
§ Agen. Digunakan untuk mendeskripsikan
agen-agen eksternal sepeerti pelanggan.
§ Kas. Digunakan untuk
mendeskripsikan dimana kas akan disimpan.
§ File induk buku besar. File induk
sangat dibutuhkan pada buku besar jika sistem buku besar otomatis dan
terintegrasi dengan aplikasi siklus pendapatan.
Atribut dan Hubungan
KUNCI UTAMA
Kunci
Utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengidentifikasi record di
tabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record yang digunakan sebagai
nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.
KUNCI ASING
Kunci
utama (foreign key) adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa
tabel lainnya. Kunci yang digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel
lainnya. Pada kunci asing itu biasanya menghubungkan record kejadian dengan
record induk. Kunci asing yang biasanya dimasukkan dalam record kejadian
menghubungkan kejadian dengan cara agen terkait.
Hubungan Antartabel
Dalam
basis data sangat diperlukan kardinalitas yang penting dalam mendesain basis
data. Kardinalitas menunjukan berpa banyak keterjadian dari satu jenis entitas
(kejadian, sumber daya, atau pelaku) yang dihubungkan dalam entitas lainnya.
1.
Hubungan
satu dengan yang lainnya
2.
Hubungan
satu dengan banyak
Bab 6
MEMAHAMI DANA MENDESAIN
QUERY DAN LAPORAN
Untuk dapat mengakses informasi dari basis data, kita harus
memahami konsep query yang mana query itu sendiri adalah permintaan informasi
dari basis data. Informasi yang diperoleh ditampilkan atau dicetak di formulir
laporan.. sedangkan Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan
tersususn. Laporang yang dibuat digunakan sebagai suatu bagian integral dari
proses bisnis. Pelaporan meliputi
penggabungan, peringkasan, pengorganisasian informasi tentang kejadian, agen,
maupun barang dana jasa dengan berbagai cara.
Jenis- jenis Laporan
Penulis laporan memungkinkan untuk membuat format output
tabel. Kebanyakan laporan memiliki header laporan, header halaman,footer
halaman, dan footer laporan, disamping isi utama yang mencakup data yang akan
disajikan dalam sebuah laporan.
Kitav dapat mengklasifikasikan
laporan berdasarkan pada jenis data dalam laporan. Beberapa laporan mungkin
dirancang untuk menyajikan informasi mengenai kejadian.
Tata Letak Laporan
Header halaman(page
header) dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak dibagian atas
setiap halaman. Sedangkan footer halaman (page footer) tampak dibagian bawah
setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman. Footer laporan terlihat
satu kali di bagian akhir laporan.
Footer laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan
seperti total semuanya. Bagian perincian laporan berisi informasi utama
laporan, yang menyajikan data berbagai entitas(kejadian, agen, produk dan
jasa).
Kotak label(label
box) digunakan untuk menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh
data didalam tabel.
Informasi yang
ditampilkan di kotak teks tergantung pada isi tabel yang mendasarinya sat ini.
·
Mengelompokkan
atribut
·
Header
kelompok
·
Perincian
kelompok
·
Footer
kelompok
Isi Laporan
Seperti query, dimana
harus menganalisis kebutuhan informasi pengguna, kemudian memutuskan data apa
saja yang perlu dimasukkan di dalam setiap laporan.
Organisasi Laporan
Dengan membaca
kerangka desain laporan, harus diperhatikan seperti hal-hal dibawah ini :
o
Data
dikelompokkan menurut produk
o
Header
kelompok memiliki data acuan dari Tabel Persediaan
o
Bagian
perincian kelompok mendaftar transaksi
o
Footer
kelompok meliputi perhitungan ringkasan jumlah barang.
Laporan
kejadian
Pada bagian ini kita akan membahas
beberapa jenis umum laporan SIA. Disini kita memusatkan pada laporan kejadian
yang meringkas data kejadian yang tersedia di tabel transaksi. Sebagian besar laporan kejadian menggunakan
data yang terdapat dalam transakasi. Pada laporan transaksi biasanya meliputi
pesanan pembelian (PO) , faktur pembelian, return pembelian, pesanan penjualan,
faktur penjualan, return penjualan, pembelian, pengiriman , penerimaan kas, dan
laporan produksi.
Kriteria digunakan untuk membatasi output
pada kejadian-kejadian teretntu, yang digunakan pada suatu laporan yang
meliputi penentuan rentang agen, barang/jasa. jenis kejadian, maupun tanggal.
Daftar
Kejadian Sederhana
Daftar kejadian sederhana ( simple event
list) digunakan untuk menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut
tanggal kejadian atau nomor transaksi.
Setiap kriteria digunakan untuk memilih informasi harus ditampilkan pada
laporan untuk menginformasikan pengguna mengenai kriteria tersebut. Sebagaimana pada laporan sampel, tanggal
mulai dan tanggal berakhirnya kejadian dapat disebutkan pada header laporan.
Laporan
Perincian Kejadian Dikelompokkan
Laporan Perincian Kejadian
Dikelompokkan(grouped event detail reports) yang digunakan untuk menampilkan
daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang
atau jasa/ agen. Laporan tersebut mencakup data acuan mengenai barng maupun
jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang/jasa.
laporan yang dikelompokkan biasanya lebih unggul dibandingkan laporan yang
tidak dikelompokkan karena lebih mudah untuk dianalisis dan memfasilitasi
perbandingan antarkelompok.
Laporan
Ringkasan Kejadian
Laporan Ringkasan Kejadian digunakan
untuk meringkas data kejadian menurut
bebagai parameter. Contohnya pada penjualan yang diringkas menurut
bulan, atau penjualn yang diringkas menurut pelanggan. Laporan ringkasan hanya menyajikan informasi
ringkasan(misalnya, penjualan bulanan).
Laporan
Satu Kejadian
Laporan Satu Kejadian digunakan untuk
menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Dan pada laporan ini dicetak untuk
tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.
Daftar
Acuan dan Lpaoran Status
Daftar Acuan (reference list) hanya
melaporkan data acuan yang diambil dari
tabel induk. Contohnya seperti daftar pengganm dengan nama dan alamat,
daftar pemasok, daftar produk yang terjual, dan bagan akun-akun buku besar.
Laporan
Status
Laporan Status(status report) digunakan
untuk menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Pada data
ringkasan aalah data di record barang, jasa, atau agen yang meringkas
hasil-hasil transaksi masa lalu. Laporan status dapat dibuat dapat dibuat dalam
bentuk terperinci atau ringkasan.
o
Laporan
status perincian berkelompok
o
Laporan
lingkaran status
o
Laporan
status satu barang/ jasa/ agen
Bab
7
MEMAHAMI
DAN MENDESAIN FORMULIR
Perlunya
Formulir
Digunakan karena mencatat,
menambah, suatu record yang diubah atau di proses menjadi tabel. Pada formulir
menyajikan antarmuka (interface) yang mudah digunakan untuk pengguna akhir.
Analisis
Kejadian dan Formulir
Mengidentifikasi
kejadian-kejadian yang memerlukan formulir
Karena kejadian yang di daftar memerlukan
informasi dari table induk pelanggan dan persediaan, kejadian untuk menyimpan
file ini telah ditambahkan oleh daftar tersebut.
Hubungan
Antara Formulir Input dan Tabel
Formulir
yang digunakan untuk menambahkan data antara lain :
·
Satu
formulir untuk menambahkan data di satu table
·
Satu
formulir untuk menambah dat di dua table atau lebih
·
Dua
formulir tau lebih untuk mencatat data di satu table
Jenis-
jenis Formulir Input
Formulir
yang digunakan untuk entri di kelompokkan menjadi 3 jenis, anatara lain :
1.
Formulir
Entri Satu Record, hanya menampilkan satu recor pada satu waktu. Formulir ini
digunakan untuk menghapus, menambah atau memodifikasi data di satu record di
tabel tertentu.
2.
Formulir
Entri Bentuk Tabel, digunakan untuk menyediakan desain seperti kertas kerja
untuk memasukkan banyak record di satu tabel. Jenis formulir ini sering sekali
digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.
3.
Formulir
Entri Multitabel, digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.
Formulir utama(main form) memiliki dua bagian utama yang digunakan untuk
menambahkan data ke satu tabel dan subformulir yang digunakan untuk menambah ke
banyak tabel.
Cara- cara Entri Data
·
Agen
internal menegetik data
·
Agen
internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan bel pencarian
·
Agen
internal memindai kode barang
·
Pengguna
memasukkan data dengan menggunakan formulir
Mengidentifikasi
Formulir yang Diperlukan
UML use case dapat digunakan
untuk membuat model interaksi secara pengguna dengan system. Use case sendiri
dimaksudkan sebagai urutan langkah-langkah yang terjdi ketika pelku sedang
berinteraksi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Contoh dari use case itu sendiri adalah
memasukkan pelanggan baru di tabel pelanggan, mencatat penjualan atau mencetak
laporan. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar
use case yang terjadi pada suatu aplikasi.
Elemen-
elemen Antarmuka Formulir
v Kotak teks
v Label
v Fitur Pencarian
v Tombol perintah
v Tombol Radio
v Kotak cek
Meningkatkan Akurasi dan
Efisiensi Entri Data
10 pengendalian
berikut yng digunakn pad formulir data entri untuk meningkatkan akurasi dan
efisiensi entri data.
1.
Kunci
utama
2.
Fitur
pencarian
3.
Pemeriksaan
record
4.
Konfirmasi
5.
Integritas
referensial
6.
Pemerikasaan
format
7.
Aturan
validasi
8.
Default
9.
Melarang
field kosong
10.
Meningkatkan
pengguna untuk menerima/ menolak data
Pengendalian Input
dan Pengendalian Arus Kerja
Pengendalian Input dan
Pengendalian Arus Kerja sangat berkaitan. Pengendalian input terlibat
dengan menggunakan informasi yang dihasilkan selama kejadian terdahulu.
Perbedaan penting adalah bahwa pengendalian input mengacu pad pemeriksaan yang
dilakukan secara otomati pada computer itu sendiri.
Mengidentifikasi dan
Mendokumentasikan Formulir yang Diperlukan
Untuk Mengidentifikasi dan Mendokumentasikan Formulir yang
Diperlukan, pertama kita menidentifikasi kejadian-kejadian didalam proses
bisnis. Selanjutnya kita akan mendesain
masing-masing formulir tersebut. Yang kedua kejadian dapat diidentifikasi
di narasi Fairhaven Convenience Store. 1. Melakukan penjualan 2. Menyetorkan
kas. Selain itu kita harus memasukkan adanya kejadian penyimpangan arsip yang
diperlukan untuk menetapkan dan memodifikasi data acuan dari file induk.
