Wawancara dan Pengamatan Usaha Kecil Menengah – Tini Cake

Blog ini berisikan tentang seorang ibu rumah tangga yang biasa mencari rezeki dengan berjualan kue tradisional.

Berikut ini adalah kesimpulan hasil pengamatan dan wawancara saya dengan Ibu Mistini.

BIODATA :

Nama Suami                       :  Bambang Fredik

Nama Istri                           :  Mistini

TTL Suami                            :  Maluku, 10 February 1963

TTL Istri                                 :  Trenggalek, 5 November 1959

Agama                                  :  Islam

Pendidikan Suami            :  SMA

Pendidikan Istri                 :  SMP

Nama Anak                         :  1. Angga. R

                                                   2. Nicky. T.J

                                                   3. Siti. M

Detail Usaha:                     

Jenis Usaha                        :  Usaha Kecil Menengah

Bentuk Usaha                    :  Usaha Kue Tradisional

Nama Usaha                      :  Tini Cake

Lokasi Usaha                      :  Perum. Babelan Indah. Jalan Pahlawan 2 Blok.C.346. Bekasi Utara

Waktu                                   :  08.00 – 16.00 WIB

Didirikan tahun                                 : 1992

Menu yang Disediakan :

·         Kue Caramel

·         Kue Bolu

·         Kue Bolu Ketan Item

·         Kue Pisang

·         Wajik Ketan

·         Kembang Goyang

·         Rempeyek

·         Lontong isi

·         Pastel

·         Lemper

·         Uli

·         Tahu isi

·         Tahu Sarang Burung

Pelayanan Lain :

Layanan pesan antar kue bolu/rempeyek dengan harga untuk rempeyek Rp 10.000/bungkus dan untuk kue bolu dengan harga Rp 40.000/Loyang. Tanpa ongkos kirim.

Asumsi pendapatan per bulan (harga sekarang)

·         Modal awal                                                                                         :  Rp 2.500.000

·         Biaya Operasional Total                                                                 :  Rp 3.150.000

·         Gaji Karyawan 3x300.000                                                              :  Rp 900.000

·         Gas                                                                                                        :  Rp 150.000

·         Belanja Bahan Baku

(tepung,telur,susu,sagu,margarine,gula,sun kara,ketan)               :  Rp 2.000.000

·         Transport                                                                                            :  Rp 100.000

·         Omzet Selama 1 Bulan                                                                   :  Rp 5.000.000

·         Keuntungan bersih 10% dari omzet                                         :  Rp 500.000

Sejarah Perkembangan  Usaha

Tini Cake didirikan oleh seorang ibu rumah tangga, yang bernama Ibu Mistini. Sejak tahun 1992 lalu, yang berlokasi di Pasar Rumput. Jakarta.

Modal awal Ibu Mistini hanyalah sebesar  Rp. 50.000, sebagai langkh awal Ibu Mistini biasa berdagang usaha kecil-kecilan seperti kue yang pertama kali diperjualkan adalah kue cucur, dan dititipkan dari warung ke warung yng biasa di anatar oleh anak pertamanya yang pertamanya yang bernama Angga.

Pada tahun 1989 ibu Mistini beserta suami dan anak-anaknya mengontrak rumah di daerah Pasar Rumput Jakarta selama 3 tahundengan biaya kontrakan Rp 200.000/th. Dengan pekerjaan suami sebagai karyawan swasta. Dari hasil penjualan kue tradisional tersebut ditabung terus-menerus dengan keuntungan untuk membeli sebuah rumah yang bertempat di Bekasi.

Sekitar pada tahun 1995 mereka menempati rumah tersebut, dengan melakukan renovasi rumah tahun 1997, dengan tujuan agar lebih rapih dan terlihat agak lega’an. Rumah dengan tipe 21 dan berukuran 60m akhirnya di renovasi.

Hanya dengan lulusan SMA dan SMP, hasil usaha mereka yang terus menerus menabung hingga sampai dapat membeli rumah tersebut. Dan dengan modal nekat bisa menyekolahkan anak-anaknya hingga ke Perguruan Tinggi. Anak pertama yang telah lulus disalah satu Universitas Swasta di Jakarta, dengan gelar St. Dan anak Kedua di Perguruan yang sama, dengan gelar S.Kom. Sedangkan anak ketiga mereka yang melanjutkan study di Perguran Tinggi untuk mendapatkan gelar Diploma Tiga.

Karena sukses mereka juga telah mendapatkan keuntungan yang lumayan besar. Sehingga dapat membuat bisnis kontrakan untuk masa tuanya.

Media Promosi :

 Mereka mengaku tidak menggunakan banyak media promosi. Selma ini, mereka lebih mengandalkan promosi dari mulut ke mulut. Selain strategi tersebut, mereka mengaku juga sangat dibantu dengan kerabat lainnya, yang rasanya jelas terpercaya.

Kunci Sukses :

1.       Disiplin

2.       Tepat waktu

3.       Keramahan pada pelanggan

4.       Ketekunan

5.       Kekompakkan

6.       Hubungan yang terbilang baaik anatar setiap karyawan

7.       Kesabaran

8.       Bahan yang digunakan mutunya terjamin

merangkum bab 1-bab 4

Bab 1

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

·         Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

Pada pokok permasalahan kali ini adalah membahas tentang : (1) proses bisnis dan (2) system informasi. Yang mana pengertian dari proses bisnis tersebut adalah tatanan dari segala aktifitas yang di kerjakan dari suatu pembisnis untuk mendapatkan hasil yang akan di peroleh. Dengan cara menjual barang dan jasa. Sedangkan pengertian sistem informasi itu sendiri adalah  suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan.

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Yang mana siklus tersebut utama adalah :

Ø  Siklus pemerolehan/ pembelian

Ø  Siklus konversi

Ø  Siklus pendapatan

Selanjutnya ada Sistem Informasi Manajemen (SIM)  adalah seperangkat subsistem atau suatu  system yang menangkap  data dalam menyimpan dan memelihara data sehingga menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen.

Contohnya seperti mengakses system pemesanan perusahaan melalui web, melihat produk dn informasi penetapan harga. Serta menemptkan pesanan.

·         Lingkup Sistem Informasi Akuntansi

Segala subsistem yang ada pada SIM bersifat penting dan informasi yang berbeda di perlukan untuk menjalankan fungsi-fungsinya.

Contohnya adalah seperti Departemen Akuntansi dan Keuangan memerlukan infomasi untuk memelihara buku besar dan membuat laporan keuangan, mengirim tagihan ke pelanggan, dan memonitor jumlah yang terutang kepada para pemasok.

·         Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Pada bagian ini akan membahas mengenai apa yang di kerjakan SIA dan 5 macam penggunaan informasi akuntansi.

1.       Membuat Laporan Eksternal

Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang di perlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas. Oleh karena bentuk dan isi yang di tetapkan secara relatif tetap dan sama untuk banyak organisasi. Setelah informsasi yang di perlukan dicatat, laporan-laporan eksternal dapat dihasilkan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan di masa lalu.

2.      Mendukung Aktifitas Rutin.

Umumnya para manajer memerluka satu system informasi akuntansi untuk menangani aktifitas operasi  rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima   pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur pengihan pelanggan , dan menagih kas ke pelanggan. Pada hal ini terdapat teknologi lain, seperti Scanner  yang digunakan untuk memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.

3.      Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi sangat penting dalam hal mengambil keputusan yng tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya : mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

4.      Perencanaan dan Pengendalian

Pemindai digunakan untuk mencatat barang yang di beli dan di jual sehingga mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, yang memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikn dengan lebih terperinci.

5.      Menerapkan Pengendlian Internal

                     Dapat digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi. Sebagai contoh sebuah kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses  ke format data entri. Data entri juga di rancang untuk secara otomatis untuk memeriksa  error, dan mencegah data entri tersebut yang akan melanggar aturan yang telah dibuat.

Aplikasi Peranti Lunak Akuntansi

Aplikasi(application)  adalah suatu program computer yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu. Contohnya adalah seperti peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik. Pada umumnya, aplikasi-aplikasi ini dikelompokkan menurut siklus transaksi. Contohnya seperti aplikasi siklus pemerolehan. Pada peranti lunak sistem manajemen bisnis data (DBMS). Off-the-shelf software adalh suatu peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.

Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA

Untuk memahami arti darik sistem informasi akuntansi dengan cara mempertimbangkan hubungan anatara sistem informasi dan akuntansi dan pekerjaan akuntan. Jadi seorang mahasiswa yang masuk bidang akuntansi perlu memahami SIA agar nantinya dapat bekerja dengan berbagai macam peran.

Akuntan sebagai Pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya(menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll). Setelah pemrosesan transaksi rutin menjadi terotomatisasi, para akuntan mengeluarkan waktu yang lebih singkat pada fungsi-fungsi rutin yang lain. Sebagaimana peranti lunak akuntansi dapat digunakan untuk mendukung mendukung operasi bisnis dan pengambilan keputusan. Dengan memahami peranti lunak ini akan membuat pemakai paket akuntansi yang spesifik .

Akuntansi Sebagai Manajer

Para manajer bertanggung jawab untuk mengatur karyawan dn sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Dan pada organisasi kecil, tanggung jawab manajer mencakup tidak hanya pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola sistem informasi  secara keseluruhan. Pada manajer akuntansi juga harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan-tujuan dan proses bisnis perusahaan serta bagaimana sistem informasi membantu mencapai tujuan-tujuan tersebut dalam menjalankan proses bisnisnya.

Akuntan sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, yang mana pengalaman itu dapat memeberi para professional akuntansi suatu manfaat kompetitif dalam konsultasi mengenai perolehan,desain,instalasi, dan modifikasi sistem akuntansi. Mereka juga harus memahami proses bisnis dan mereka memahami mengenai laporan keuangan dan juga pengendalian internal.

            Meski konsultasi sangat bmenarik, banyak para akuntan meberikan konsultasi sebagai “pekerjaan sampingan” tetapi tidak terbukti menguntungkan.

Akuntan sebagai Evaluator

 Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluiasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan terlihat auditopr internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa.

Pertama adalah auditor internal yang mengevaluasi  berbagai unit di dalam suatu organisasi untuk menentukjan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif. Yang kedua adalah auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuangan mereka guna memenuhi ketentuan hukum.  Dan yang ketiga adalah peran Evaluativ lainnya, para kuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance . Jjasa yang telah disediakan oleh para professional independen yang menilai keandalan informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan eksternal. Pada  konteks evaluasi ini, akuntan perlu memahami proses bisnis suatu perusahaan, dan mereka juga harus mhetahui bagaimana caranya membuka kembali informasi yang di perlukan untuk evaluasi. Dan mereka bahkan dapat mengevaluasi sistem pengendalian internal sebagai tujuan akhir, untuk merekomendasikan pengendalian internal yang lebih baik.

Akuntan sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakn guna memberikan jasa perpajakan untuk para klien. Akan tetapi ada kemudahan dalam hal pengguna maupun keterjangkauan harga computer telah mendorong beberapa calon klien untuk melaksanakn tugas-tugas akuntansi maupun perpajakan.

Bab 2

Proses Bisnis dan Data SIA

Proses dan Kejadian Bisnis

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Pada siklus transaksi mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Contoh kejadian di siklus transksi adalah : seorang pelanggan melakukan pemesanan, barang-barang yang dikiimkan, dan laporan penjualan di cetak.

Proses bisnis dapat disusun menjadi 3 siklus yaitu :

o   Siklus pemerolehan/pembelian yang mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

o   Siklus konversi yang mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh.

o   Siklus pendapatan yang mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

Siklus Pendapatan

 Siklus pendapatan mencakup hal-hal sebagai berikut :

1.      Merespon permintaan informasi dari pelanggan

2.      Membuat perjanjian dari para pelanggan

3.      Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

4.      Menagih pelanggan

5.      Melakukan penagihan uang

6.      Menyetorkan uang kas ke bank

7.      Menyusun laporan

Siklus Pemerolehan

1.      Mendiskusikan dengan par pemasok

2.      Memproses permintaan

3.      Membuat perjanjian dengn pemasok

4.      Menerima barang atau jasa dari pemasok

5.      Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

6.      Memilih factor-faktor yang akan dibayar

7.      Menulis cek

Pengorganisasian Data dalm SIA

Untuk mengidentifikasi kejadian dari uraian naratif mengeni suatu proses bisnis, adalah bahwa SIA berhubungan erat dengan kejadian. Termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atu jas yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan pembayaran oleh para pelanggan.

Jenis-jenis File dan Data

File Induk :

File induk mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

§  File induk menyimpan data yang relative permanen.

§  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual.

§  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

File Transaksi :

File transaksi mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :

§  File transaksi menyimpan data tentang kejadian

§  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

§  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga

§  Kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

Manfaat Pemisahan Informasi ke Dalam Record Induk dan Transaksi

Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke file pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas mencatat mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena telah tersedia di file pelanggan. Dengan demikian nama dan alamat hanya sekali dicatat walaupun pelanggan melakukan banyak sekali pesanan.

Pemahaman mengenai file induk dan file transaksi dapat bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi akuntansi dan harus dicapai dalam konteks protes bisnis yang sedang di pelajari.

Kejadian dan Aktivitas

Meliputi :

1.      Pencatatan yang mana pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber atau data kejadian pada file transaksi.

2.      Pembaharuan yang mana mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.

3.      Pemeliharaan file yang mana pada aktivitas pemeliharaan file menagkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.

Bab 3

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Diagram Aktivitas UML

             Ada beberapa tehnik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis, dengan cara emnggunakan unifed modeling language (UML). UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi. Dengan menggunakan Diagram aktivitas UML  akan memudahkan pemahaman anda. Pada sebuah diagram memainkan menggunakan “peta “  yang mana dalam memahami proses bisnis dengan menunjukan urutan aktivitas di dalam proses.

Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang bermanfaat :

·         Baik peta maupun diagram aktivitasmenyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan urian naratif.

·         Peta menggunakan lambing standar untuk menyampaikan informasi.

·         Peta dan diagram aktifitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.

·         Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gmbaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tigkat rendah.

Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity

Pada buku ini mengorganisasi diagram aktivitas menjadi dua jenis yaitu :

Ø  Overview diagram yang menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis.

Ø  Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Dengan menyediakan suatu penyajian yang lebih detail  dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan oleh overview diagram.

Dengan menyajikan kejadian secara grafis dengan menggunakan system UML, derajat perincian akan dibutuhkan, tergantung pada penggunaanya. Disiplin dalam pembuatan diagram kejadian akan membawa kea rah suatu pemahaman yang lebih baik mengenai suatu proses dan komunakasi yang lebih baik.

Bab 4

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS.

Pengendalian Internal Peran Akuntansi

Pengendalian Internal adalah suatu proses, yang pengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya.

Pemahaman yang baik mengenai pengendalian computer dianataranya berperan sebagai manajer, pengguna , perancang dll.

·         Tanggung jawab manajer

·         Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan

·         Akuntan juga memilik peran penting bagi perancang

·          Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal , dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal:

Komponen Pengendalian Internal

Pengendalian internal –Kerangka Kerja Terintegrasi oleh COSO yang mana laporan pedoman ini digunakan dalam mengembangkan Pernyataan Standar Audit  yang menentukan penilaian auditor atas pengendalian internal sebagaimana dikaitkan dengan teknologi informasi. Sebagai contoh kerangka kerja yang bermanfaat bagi manajer dalam mengevaluasi pengendalian internal.

Pada teknik umum pengendalian internal yang dapat mengurangi risiko seperti pemisahan tugas, dokumen bernomor urut dll.

Sasaran Pengendalian Internal

Mencakup :

1.      Efektivitas dan efisiensi operasi

2.      Keandalan pelaporan keuangan

    

Penelitian Risiko Sistem Informasi

Pada risiko system informasi atau resiko kesalahan pada system informasi perusahaan melalui pencatatan,pembaruan atau pelaporan data yang tidak tepat. Dalam risiko pelaksanaan dan risiko system informasi tidak saling lepas, telihat dari pedoman mengidentifikasi resiko. Pada bagian ini menstrukturkan risiko system informasi menjadi dua kategori : 1. Pencatatan risiko dan 2. Pembruan risiko.

*Pencatatan Risiko adalah menyatakan risiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara kurat dalam system informasi organisasi. Apabila terlambat mencatat kejadian dapt menyebabkan peluang kerugin.

*Memperbaharui Risiko adalah risiko bahwa field ringkasan dalam catatan indukntidak diperbaharui dengan cepat. Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat megurangi efektivitas pengendalian atas saldo asset dan kewajiban dibuku besar.

Risiko dalam Mencatat dan Memperbaharui Informasi pada Sistem Buku Besar

Pada record induk buku besar bisa saja terlambat di perbaharui, atau diperbaharui dua kali. Selain itu record induk buku besar yang salah dapat dapat telah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbaharui risiko. Di banyak khasus, saldo buku besar segera tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi. Sebaliknya pembaharuan dilakukan setelah satu batch transaksi diakumulasi.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pada aktifitas ini bisa dibuat manual atau otomatis dan bisa diterapkan di berbagai tingkat di dalam organisasi.

Pengendalian Arus Kerja

1.      Pemisahan Tugas

2.      Penggunaan informasi Mengenai Kejadian Sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas

3.      Urutan Kejadian yang di Haruskan

4.      Menindaklanjuti Kejadian

5.      Dokumen Bernomor Urut

6.      Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses

7.      Pembatasan Akses ke Aset dan Informasi

8.      Rekonsiliasi Catatan dengan Bukti Fisik Aset

Penelaahan Kinerja

Penelaahan kerja mengukur kinerja dengan memebandingkan data actual dengan anggaran, proyeksi, atau data periode lalu. Penelaahan kinerja meliputi : analisis data meliputi analisis data, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan.

Contoh penelaahan kinerja dalah sebagai berikut :

·         Manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai macam produk untuk menentukan produk mana yang akan dihentikan.

·         CEO menentukan keberhasilan wakil dierektur yang bertanggung jawab atas penjualan internasional.

·         Secara periodik, manajer kredit memeriksa laporan daftar akun-akun yang jatuh tempo.

·         Petugas pembelian menggunakan laporan periodik, untuk menentukan apakah perusahaan harus menghentikan pemasanan dari pemasok dimana retur pembeliannya tinggi.