03. (*03) konsep dasar pengorganisasian desain dan struktur organisasi

Konsep dasar pengorganisasian

Dalam suatu organisasi, diperlukan Kerangka kerja yang akan diproses sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Kerangka kerja organisasi tersebut disebut sebagai desain organisasi (organizational design) sedangkan bentuk fisik dari kerangka kerja tersebut dinamakan struktur organisasi (organizational structure).

Struktur organiasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi yang dikoordinasikan dengan tujuan dan rencana yang ditetapkan, mencakup tentang pembagian kerja serta penjelasan bagaimana rencana organisasi akan dilaksanakan.

Ada empat pilar (building block) yang menjadi dasar untuk melakukan proses pengorganisasian, yaitu :

• Pembagian Kerja (Division of work)
• Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)
• Penentuan Relasi Antar Bagian Dalam Organisasi (Hierarchy)
• Penentuan Mekanisme Untuk Mengintegrasikan aktivitas Antarbagian Dalam Organisasi atau Koordinasi (Coordination)

1. Pembagian Kerja (Division of Work)

Dalam sebuah organisasi seluruh kegiatan dan pekerjaan yang telah direncanakan tentunya perlu disederhanakan guna mempermudah bagaimana pengimplementasikanya, dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan berdasarkan kriteria tertentu yang lebih spesifik.

2. Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

Setelah pekerjaan dispesifikkasikan, kemudian pekerjaan tersebut dikelopokan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis.

Dibawah ini ilustrasi proses pembgian kerja dan pengelompokan kerja.

3. Penentuan Relasi Antarbagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Ada 2 konsep penting dalam proses penentuan hierarki, yaitu :

1. Span of management control

Konsep pertama terkait dengan jumlah orang atau orang dibawah suatu Departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu.

2. Chain of command

Yang menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagaimana akan melapor kebagian mana (menunjukan garis perintah) dengan batasan kewenangan.

Bentuk-bentuk dari jenis Hierarki

1. Hierarki Vertikal yaitu meminimalkan bagian-bagian organisasi kesamping secara horizontal dan memperbanyak subbagian secara vertikal dengan kewenangan dan taggung jawab yang terbatas sesuai yang ditentukan.

Kelebihan dari bentuk hierarki vertikal adalah Para penanggung jawab disetip bagian tidak terlalu banyak dibebani subbagian yang banyak.

Sedangkan kelemahanya terletak dalam hal pengambilan keputusan yang bersifat keseluruhan.

2. Hierarki Horizontal yaitu dimana subbagian dari organisasi bersifat melebar kesamping secara harizontal.

Kelebihan hierarki ini adalah menutupi keterbatasan atau kelemahan pada hierarki vertikal.

Sedangkan kelemahannya pengambilan keputusanya belum dapat dilakukan dengan cepat jika bagian yang mengoordinasikan seluruh subbagian tidak memiliki kemampuan untuk mengkoordinasikan subbagian yang relatif banyak.

4. Koordinasi (Coordination)

Koordinasi menorut Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) adalah “The process of integrating the activities of separate departments in ordercto pursue organizational goals effectively” yaitu Proses mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agarbtujuan organisasi bisa tercapai secara efektif.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

1. Strategi Organisasi

2. Skala Organisasi

3. Teknologi

4. Lingkungan

PROSES DEPARTEMENTALISASI

Dalam mendesain organisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu :

• Pendekatan berdasarkan Fungsional
• Pendekatan berdasarkan produk
• Pendekatan berdasarkan pelanggan
• Pendekatan berdasarkan geografis
• Pendekatan berdasrkan matriks

1. Pendekatan Fungsional (functional departmentalization)

Proses ini dilakukan berdasaarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.

2. Pendekatan Produk (Product departmentalization)

Proses yang dilakukan yaitu penentuan bagian-bagian dalam organisasi berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.

3. Pendekatan Pelanggan (customer departmentalisasi)

Pada pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditetukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran pelanggan dari organisasi.

4. Pendekatan Geografis

Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis dimana organisasi beroperasi.

5. Pendekatan Matriks

Pendekatan ini pada dasarnya merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya pada produk tertentu.

STRUKTUR ORGANISAI FORMAL DAN INFORMAL

Struktur organisasi formal adalah Struktur organisasi yang dihasilkan melalui keseluruhan proses yang diawali dengan penyusunan desain organisasi berdasarkan berbagai faktor yag dimiliki dan dihadapi organisasi. Sedangkan struktur informal adalah pengelompokan para pekerja tidak hanya berdasarkan fungsi tetapi juga berdasarkan kesamaan tuntunan, hobi, dan lain sebagainya.

sumber : http://dc354.4shared.com/doc/Aw5zaZQP/preview.html