07 (*02) UNSUR-UNSUR,TIPE,STRUKTUR DAN CIRI-CIRI ORGANISASI

UNSUR-UNSUR,TIPE,STRUKTUR DAN CIRI-CIRI ORGANISASI

Unsur-unsur Organisasi
unsure-unsur organisasi dibagi menjadi beberapa unsure diantaranya:
1. Manusia (Human)
Dalam suatu organisasi, manusia diibaratkan sebagai suatu personel yang terdiri dari suatu organisasi tersebut yang menurut tingkat dan fungsinya terdiri dari administrator sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, dalam hal ini manajer menjadi pemimpin tiap-tiap divisi dalam suatu unit kerja yang dibagikan sesuai fungsi dan tugasnya, dan para pekerjanya.
2. Kerja Sama (Team Work)
Suatu kegiatan saling bantu membantu antar setiap anggota organisasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, suatu organisasi dibagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing.
3. Tujuan Bersama
merupakan suatu arah atau sasaran akhir dari setiap usaha yang telah dilakukan oleh suatu
organisasi. Setiap anggota organisasi harus mempunyai tujuan yang sama dengan anggota lainnya agar terwujudnya tujuan bersama.
4. Peralatan (Equipment)
Peralatan adalah segala sesuatu yang digunakan dan dibutuhkan dalam terbentuknya suatu organisasi.
5. Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :
a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.
b Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6.Kekayaan Alam
Yang dimaksud kekayaan alam adalah seperti flora dan fauna, iklim, cuaca, serta seluruh kejadian-kejadian lain yang terjadi secara alami di muka bumi ini.


Ciri-Ciri Organisasi
Organisasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1.      Mempunyai VISI dan MISI yang jelas, dimana setiap didirikannya organisasi tentu memiliki tujuan yang jelas agar organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan keinginan pendiri dan para anggota organisasi tersebut.
2.      Terdiri dari orang-orang yang berorientasi kepada tujuan, agar organisasi dapat berjalan lancar para anggota harus mempunyai tujuan-tujuan yang tentunya harus sama dengan tujuan organisasi yang diikuti.
3.      Berbaur dengan masyarakat, bila suatu organisasi tidak dapat berbaur dengan masrarakat tentu akan membuat organisasi tersebut sulit berjalan, karena anggota-anggota organisasi adalah masyarakat.


Struktur Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
Bentuk-bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
2. Bentuk Vertikal
3. Bentuk Horisontal
4. Bentuk Melingkar
Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat.
d. Karyawan yang memiliki kecakapan yang tinggi serta yang rendah dapat segera diketahui, juga karyawan yang rajin dan malas.
Rasa solidaritas tinggi.
Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan.
b. Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
c. Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.
d. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
e. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsultasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
f. Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.
g. Semangat kerja bertambah besar karena pekerjaannya disesuaikan dengan bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Kelemahannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
b. Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikannya :
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
d. Koordinasi berjalan lancar dan tertib.
Kelemahannya :
a. Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
b. Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
c. Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.
4. Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Kebaikannya :
a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Kelemahannya :
a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
c. Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

TIPE-TIPE DAN STRUKTUR DALAM ORGANISASI

1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
   • Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
   • Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
   • Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
   • Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
   • Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang

:: Functional Organization Structure ::

1. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
   • Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
   • Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
   • Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah
   • Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
   • Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
   • Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
   • Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

1. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :
   • Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
   • Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
   • Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
   • Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
   • Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
   • Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
   • Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
   • Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
     • Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
     • Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
     • Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

sumber : http://riskarizkipratami.wordpress.com/2010/11/03/unsur-unsurtipestruktur-dan-ciri-ciri-organisasi/